ТИПОВЫЕ ПРОБЛЕМЫ В ЗАКУПКАХ

<h2>ТИПОВЫЕ ПРОБЛЕМЫ В ЗАКУПКАХ </h2>
<h4>
Где рестораторы теряют деньги и как этого избежать с помощью современных технологий </h4>

 От 20 до 40% оборота любого предприятия общественного питания тратится на закупки.


 «Больные места» этого процесса известны всем: завышенные цены, нарушения согласованных прайс-листов, сложности сравнения различных предложений, несвоевременное выявление отклонений, запаздывание и ошибки учета.


 В мирной жизни мы привыкли к мысли, что в закупках есть проблемы. Однако, многие до поры до времени закрывали на них глаза. Особенно, когда бизнес растет и показывает прибыль, а решение острых вопросов требует решимости и определенных усилий.

<h4>Но что делать сейчас, в период пандемии, когда каждая копейка на счету?</h4>
<table border="1" cellspacing="0" cellpadding="10" style="border-collapse: collapse;">
<tbody>
<tr>
 <td>
 <h4>ОБ АВТОРЕ</h4>
 
Шкарин Иван Павлович, Основатель и генеральный директор системы закупок CHUSER
 
 <ul>
 <li>На протяжении многих лет руководил проектами организационного развития и структуризации деятельности сети ресторанов и Центра Поддержки Чайхона No1 (RESTart Vasilchuk Brothers).</li>
 <li>Руководил проектами централизации поставок в сети ресторанов и созданием поставщика для рынка HoReCa.</li>
 <li>Совладелец собственных проектов в сфере общественного питания.</li>
 </ul>
 </td>
</tr>
</tbody>
</table>
<h4>ЧТО НЕ ТАК С ЗАКУПКАМИ?</h4>

 На данный момент существуют 2 основных модели организации закупок в общественном питании:

<table border="1" cellspacing="0" cellpadding="10" style="background: #fff;">
<tbody>
<tr>
 <td>
Практика сетевых проектов
 </td>
 <td>
Практика остального рынка
 </td>
</tr>
<tr>
 <td>
 <ul>
 <li>Менеджеры по закупкам проводят регулярные тендеры.</li>
 <li>Подбирают несколько поставщиков на каждый товар, организуют проработки и «слепые» дегустации.</li>
 <li>Фиксируют цены на предстоящий период и контролируют отклонения.</li>
 <li>Следят, чтобы рестораны закупали по оптимальной цене у утвержденных поставщиков.</li>
 <li>Часто есть аналитики, помощники менеджеров или целые коммерческие департаменты.</li>
 <li>Хороший контроль стоит дорого.</li>
 </ul>
 </td>
 <td>
 <ul>
 <li>Закупки продуктов в ресторане отдаются на откуп шеф повара.</li>
 <li>Не проводится мониторинг цен на продукты на регулярной̆ основе.</li>
 <li>Ресторан работает с очень ограниченным количеством поставщиков, альтернативы рассматриваются редко.</li>
 <li>В ресторане не налажен должным образом учёт.</li>
 <li>Менеджмент ресторана не реагирует достаточно оперативно на изменяющийся рынок продуктов.</li>
 <li>Менеджера по закупкам нет, т.к. дорого.</li>
 </ul>
 </td>
</tr>
</tbody>
</table>

 Большая часть проектов на рынке HoReCa в закупках плывет по течению. Регулярного контроля нет, а рынок постоянно меняется. В результате теряются деньги.


 Ведущие проекты стараются управлять своими закупками. Хорошая организация процесса позволяет добиваться значительной экономии. При этом на практике даже у лидеров рынка есть проблемы и потери.


 И дело здесь не в том, что сотрудники плохо стараются или действуют из коррупционных мыслей (хотя и это часто бывает).


Весь процесс закупки, начиная от выбора поставщика и заканчивая контролем и анализом, реализован на рынке таким образом, что его сложно контролировать. Так исторически сложилось.


 Тут-то и помогают системы автоматизации. Они нацелены на решение проблем, которые присущи практически любому предприятию общественного питания.


 В России инновации по традиции приживаются позже западных стран, где уже создана целая плеяда проектов, занимающихся автоматизацией закупок, и накоплена статистика по результатам внедрений. За счет автоматизации процесса достигается значительная экономия.

<img width="1024" alt="Статья 1_1600x900_1.png" src="/upload/medialibrary/d27/d27bcec126e9ad7d2ecc2d698a312ac6.png" height="576" title="Статья 1_1600x900_1.png"> 

 За 4 года работы CHUSER мы провели автоматизацию закупок в сотнях ресторанов, кафе, баров, столовых и прочих предприятиях общественного питания.


 Среди наших клиентов: Грабли, Burger Heroes, PloveBerry, рестораны Владимира Перельмана, Ginza Project, Savva Аркадия Новикова, Кулинариум, Жаровня, BEERMAN Дениса Иванова, Ryba International, сеть отелей SK Royal и многие другие.


 Опыт ведущих проектов рынка HoReCa доступен и Вам. Не важно, единичный проект, или сеть - автоматизация даст Вам недостижимые ранее результаты.

<h4>ЧЕМ ПОМОГАЕТ АВТОМАТИЗАЦИЯ?</h4>

 Разберем процесс закупок по этапам. Автоматизация дает преимущества на каждом из них.

<img width="1024" alt="Статья 2_1600x900_3.png" src="/upload/medialibrary/9a8/9a8d93c46e3dc66cf04572defe22431c.png" height="576" title="Статья 2_1600x900_3.png"> 
<h4>1. ВЫБОР ПОСТАВЩИКА</h4>

Процесс «как есть»


 Сравнение и фиксация цен с поставщиками – обязательная практика для обеспечения оптимальности закупочных цен.


 При этом цены меняются часто. Сравнивать предложения тяжело, т.к.у каждого поставщика один и тот же товар называется по-разному. Прайс-листы поступают в разных форматах. Из-за сложностей процесса регулярные тендеры проводятся далеко не всеми или не с требуемой регулярностью.


Результаты автоматизации


 Забудьте про утомительное сведение различных предложений в Excel. Прайс-листы поддерживаются в актуальном состоянии в онлайн режиме. Система работает даже если поставщик к ней не подключен.


 Вы можете автоматически сравнить их со своей закупкой и утвердить оптимальные варианты. После поставки система сама скажет, если поставщик нарушил согласованные условия.


Пример тендерной таблицы в системе CHUSER

<img width="1024" alt="Статья 3 - Сравнение прайс-листов.png" src="/upload/medialibrary/c67/c674bf49a1b2ade9075194a9b4811fe4.png" height="395" title="Статья 3 - Сравнение прайс-листов.png"> 
<h4>2. ЗАКАЗ ПРОДУКЦИИ</h4>

Процесс «как есть»


 Заказы размещаются различными способами (телефон, почта, мессенджеры). Если что-то пошло не так, крайне сложно понять, на каком этапе случился сбой.


 Типовые проблемы сложившейся практики заказов - «Стоп-листы» из-за недовоза и финансовые потери при заказе «не у того» поставщика.


Результаты автоматизации


 С помощью систем автоматизации Вы можете отправлять заказы любому поставщику и контролировать их исполнение через единый интерфейс.


 Система автоматически выбирает оптимального поставщика среди утвержденных вариантов. Вы увидите, когда поставщик взял заказ в работу, передал в комплектацию или отправил на доставку. Если какой-то продукции не окажется на складе, Вы узнаете об этом своевременно (а не в момент приемки поставки) и сможете дозаказать товар в другом месте.


Пример интерфейса системы оптимальных заказов CHUSER

<img width="1024" alt="Статья 4_1600x900_4.png" src="/upload/medialibrary/c2b/c2bdfeea9ac04ecc36a07deec2ec2c59.png" height="576" title="Статья 4_1600x900_4.png"> 
<h4>3. ПРИЕМКА И УЧЕТА</h4>

Процесс «как есть»


 Учет ресторанного бизнеса сам по себе проблема для контроля закупок.


 Отметим несколько основных причин:

<ul>
 <li>Запаздывание учета. Часто накладные вносятся через несколько дней и даже недель после поставки. В этом случае говорить о хорошем контроле закупок невозможно.</li>
 <li>Использование позиций в ассортименте. Типичные примеры – перец болгарский, специи в ассортименте, зелень. Кто-то идет дальше и приходует на 1 артикул лосось с/м и лосось охл., различные виды томатов и т.д. Подобный учет делает невозможным качественный контроль цен данных товаров.</li>
 <li>Ошибки учета. Накладные до сих пор многими вносятся вручную. При этом избежать человеческого фактора невозможно. В результате очень много времени тратится на разбор инвентаризаций и коррекцию неверных приходов. И не всегда ошибки находятся, что ведет к несправедливым удержаниями с сотрудников кухни и бара.</li>
</ul>

Результаты автоматизации


 Накладные поступают в систему контроля в день поставки. Это позволяет избегать финансовых потерь за счет своевременного выявления несогласованных изменений цен.


 Кардинально снижается количество ошибок и трудозатраты бухгалтера-калькулятор. Облегчаются сверки с поставщиками.


Пример интерфейса приемки бумажной версии накладной в CHUSER


 Сделайте фото или скан пришедшей накладной. Вы сможете легко загрузить ее в свою учетную систему (с учетом коррекций при приемке поставки).

<img width="1024" alt="Статья 5_1600x900_2.png" src="/upload/medialibrary/829/82908ca2b1589303c7a35722b050f0b3.png" height="576" title="Статья 5_1600x900_2.png"> 
<h4>4. КОНТРОЛЬ И АНАЛИЗ</h4>

Процесс «как есть»


 Закупки требуют ежедневного контроля. Но давно ли Вы заходили в свою учетную систему, если Вы не бухгалтер-калькулятор?


 На этой стадии всплывают все накопленные ранее проблемы:

<ul>
 <li>Прайс-листы не заведены в систему учета. В результате отклонения от утвержденных условий пропускаются. А поставщики часто этим грешат.</li>
 <li>Сотрудники ресторана по разным причинам закупают у дорогих поставщиков, хотя были другие варианты с лучшей ценой. Устные заказы не позволяют проконтролировать этот процесс.</li>
 <li>Несвоевременное внесение накладных, искажение данных из-за учетной политики и допущенных ошибок затрудняет анализ.</li>
 <li>Контроль цен осуществляется бухгалтером-калькулятором. В идеале в ежедневном режиме, но часто ограничивается еженедельным или ежемесячным контуром. Собственники и управленцы в это погружаются редко.</li>
 <li>В случае резкого повышения цен на закупаемые товары страдает прибыль, т.к.мы несвоевременно реагируем на изменения и не транслируем их на работу с меню.</li>
</ul>

 Все это ведет к ежедневным финансовым потерям.

<h4>Результаты автоматизации</h4>

 Все изменения цен и ошибки учета выявляются автоматически. Вы можете настроить рассылки требуемым сотрудникам. Система сама скажет, если что-то пошло не так.


 В некоторых системах доступно сравнение закупочных цен с рынком, что позволяет существенно сократить затраты за счет лучшего контроля доступных предложений.


 По практике автоматизация закупок и их контроля позволяет экономить не менее 10% от текущих затрат.


Пример отчета сравнения цен с рынком CHUSER

<img width="610" alt="Статья 6.png" src="/upload/medialibrary/075/0751d2869e4edc45b0801bd8849554d9.png" height="618" title="Статья 6.png">
<h4>ИТОГО</h4>

 Закупки - основная статья затрат любого предприятия общественного питания.


 Оптимальность этого процесса – краеугольный камень, влияющий на результаты бизнеса в целом. Особенно актуальным это стало сейчас, в период падения выручки из-за пандемии коронавируса.


 На рынке РФ создано уже несколько проектов, позволяющих улучшить контроль закупок, сократить затраты и упростить рутинные процессы для сотрудников.


 Важнейшим фактором достижения целей внедрения систем автоматизации является то, как сотрудники компании используют имеющийся функционал.


 Помните! Только от Вас зависит, каких результатов Вы сможете добиться!


 С уважением, Шкарин Иван 
 Основатель системы закупок CHUSER 
<a href="http://control.chuser.ru/">http://control.chuser.ru/</a>

Комментарии

Загрузка комментариев...

Назад к списку Следующая статья